Prowadząc jednoosobową firmę IT, zajmuję się głównie administracją – serwerami, systemami, bezpieczeństwem, kopią zapasową czy konfiguracją narzędzi. To praca, która z pozoru wydaje się czysto techniczna, ale w praktyce ogromną część mojego czasu zajmuje kontakt z klientem. Muszę tłumaczyć, co robię, dlaczego to robię i co klient z tego będzie miał. Innymi słowy: jestem jednocześnie administratorem, project managerem i marketingowcem.
I właśnie w tej komunikacji najłatwiej o błędy, które potrafią zepsuć nawet dobrze wykonaną usługę. Oto pięć, które widzę najczęściej – i które sam również popełniałem.
1. Skupianie się na problemach zamiast na odpowiedzi
Klient pyta: „czy możemy podnieść wydajność serwera?” albo „czy da się zrobić kopię zapasową?”.
Naturalną reakcją jest zaczęcie wyliczania przeszkód: że system ma ograniczenia, że konfiguracja jest skomplikowana, że trzeba sprawdzić zgodność wersji.
Dla klienta brzmi to jak: „nie da się”. A on wcale nie chce znać listy technicznych ryzyk – tylko prostą odpowiedź: czy to możliwe i ile czasu (lub pieniędzy) to zajmie.
👉 Lepiej powiedzieć:
-
„Tak, mogę to zrobić – zajmie to 2 dni”.
-
„Muszę sprawdzić szczegóły i wrócę jutro z odpowiedzią”.
Dopiero jeśli klient dopyta „dlaczego to tyle trwa?” – wtedy wchodzę w szczegóły techniczne.
2. Zbyt techniczny język
To błąd, który popełnia każdy administrator. Klient mówi: „chcemy mieć pewność, że nasze dane są bezpieczne”, a ja odruchowo zaczynam mówić o replikacji, snapshotach, szyfrowaniu czy konfiguracji RAID.
Dla klienta to niezrozumiały bełkot. On chce usłyszeć: „tak, wasze dane będą zabezpieczone, a w razie awarii odzyskamy je w ciągu godziny”.
👉 Dlatego staram się tłumaczyć techniczne działania na język efektów:
-
zamiast „wdrożę redundancję” mówię: „nawet jeśli jeden serwer padnie, system będzie działał dalej”,
-
zamiast „zaszyfruję transmisję” mówię: „dane waszych klientów nie wpadną w niepowołane ręce”.
3. Brak komunikowania korzyści
Kiedy proponuję aktualizację systemu, wymianę licencji czy konfigurację nowych narzędzi, klient często słyszy: „musimy coś zmienić, a to kosztuje”.
Jeśli nie pokażę wartości, wygląda to jak niepotrzebny wydatek.
👉 Dlatego zawsze staram się podkreślić dlaczego to jest ważne dla biznesu:
-
aktualizacja systemu = mniejsze ryzyko włamań i zgodność z regulacjami,
-
monitoring = szybsza reakcja na awarie i krótsze przestoje,
-
automatyzacja backupów = oszczędność czasu i mniej błędów ludzkich.
4. Brak ustalania priorytetów
Często klient zgłasza listę kilku rzeczy naraz: „chcemy szybszy serwer, dodatkowe konta dla pracowników i jeszcze VPN dla zdalnego zespołu”.
Jeśli nie ustalimy priorytetów, ja zaczynam od tego, co wydaje się najważniejsze technicznie, a klient oczekuje zupełnie czego innego.
👉 Dlatego zawsze dopytuję: „co jest dla was teraz najpilniejsze?”.
Czasem okazuje się, że VPN może poczekać, bo najważniejsze jest uruchomienie nowego sklepu, który nie może się zawiesić w weekend.
5. Zbyt optymistyczne szacowanie czasu
To pułapka, w którą wpada każdy freelancer. Z pozoru proste zadanie typu „skonfigurujmy pocztę dla firmy” potrafi się rozciągnąć, bo nagle okazuje się, że domena jest źle ustawiona albo dostawca usług ma ograniczenia.
👉 Lepiej powiedzieć: „to powinno zająć 2 dni, ale zastrzegam, że jeśli pojawią się problemy po stronie usługodawcy, może się wydłużyć”.
Klienci wolą usłyszeć realistyczny termin i być mile zaskoczeni, niż czekać sfrustrowani na coś, co miało być gotowe „od ręki”.
Podsumowanie
W jednoosobowej firmie IT komunikacja z klientem jest tak samo ważna jak sama praca administracyjna.
Najczęstsze błędy, które spotykam, to:
-
Skupianie się na problemach zamiast na odpowiedzi.
-
Zbyt techniczny język.
-
Brak komunikowania korzyści.
-
Nieustalanie priorytetów.
-
Zbyt optymistyczne szacowanie czasu.
Nauczyłem się, że klienci nie oczekują ode mnie technicznych szczegółów – oczekują jasnych odpowiedzi, poczucia bezpieczeństwa i zaufania, że „ich systemy są w dobrych rękach”.
I to właśnie daje największą przewagę w pracy administratora, który działa samodzielnie.
Komentarze
Prześlij komentarz